secrétaire

Rattachement hiérarchique

Missions

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Enregistrer,trieretdispatcherlecourrieretlesmails
• Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, rapports…)
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
• Mettre en forme et gérer les dossiers administratifs des salariés
• Gérer les rendez-vous de visites médicales

Assurer l’interface entre les personnes de son entité, celles des autres unités et les interlocuteurs extérieurs :

• Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités

Contribueràl’utilisationrationnelledesservices:

• Organiserlesplanningsdematchdeligue1duFCLetdeligue2duVOC
• Gestiondescandidatures(tri,dispatching,réponsesauCVencoordinationavecladirection)

Compétences et connaissances professionnelles

• Bureautique et informatique utilisateur : maîtrise texteur et tableur
• Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
• Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’entreprise
• Connaissance de l’entreprise : connaître les directions et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs
• Connaissance de l’environnement de l’entreprise
• Organisation et planification : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas.

Qualitésprofessionnelles

• Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse
• Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
• Maîtrise de soi : self control, capacité à travailler dans l’urgence
• Rigueur : organisation et méthode
• Dynamisme
• Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées
• Communication : sens du relationnel